Check-list incontournable pour bien planifier un événement spécial extérieur

Fête d’anniversaire de l’entreprise, cérémonie du Nouvel An, salon ou événement commercial… Peu importe le type de célébration professionnel programmé, un événement en extérieur est idéal. Il s’agit d’une occasion de fête ou de rencontre commerciale en plein air actuellement très prisée par beaucoup de sociétés. En effet, pour des événementiels d’entreprise, le style en extérieur est énormément populaire. Vous prévoyez donc un événement spécial extérieur ? Mais comment planifier ce genre de chose ? Détails !

Identifier la nature de l’événement d’entreprise spécial en extérieur

Avant de penser aux différentes étapes de planification d’événement spécial en extérieur, il faut déterminer sa nature. Salon ou autres événements commerciaux, cérémonie ou cocktail d’entreprise, célébration fin d’année ou Nouvel An… En effet, vous devez bien identifier quel type d’événement est à organiser. Cela permet de bien définir également les cibles, les exposants ou participants, les invités. Vous pouvez également mieux déterminer l’endroit idéal et la durée du futur événement extérieur.

Trouver le lieu adéquat et planifier des dates pour l’événement extérieur

Choisir l’endroit approprié pour son événement extérieur est une étape importante dans sa check-list. Il consiste à trouver un lieu idéal pouvant accueillir ses projets évènementiels. Cela peut-être un site culturel et historique renommé, un stade populaire et ouvert au grand événement… Peu importe votre sélection, l’essentiel est de réserver un lieu spacieux avec un beau jardin. Ces critères sont à ne pas négliger afin de pouvoir installer un grand chapiteau. N’oubliez donc pas de penser à la location tente réception en Belgique afin d’installer le lieu de fête parfait !

Se créer une équipe et déléguer des tâches pour une totale réussite

Lors de la planification d’un événement spécial en extérieur, se constituer une équipe est indispensable. En effet, pour une organisation réussie, un groupe de travailleurs est important. D’ailleurs, avec une équipe, se répartir les différentes tâches simplifie la planification d’un événement d’entreprise. Sachez qu’il est impossible de tout faire tout seul.

Avoir les autorisations pour organiser un évènement spécial extérieur

Si vous prévoyez l’organisation d’un événement local ou de grande envergure dans une ville, il faut avoir les autorisations adéquates. En effet, demander ces agréments à la mairie ou autre institution est primordial. Afin d’éviter de payer des amendes ou de ruiner l’événement spécial extérieur, privilégiez les demandes d’autorisations.

Penser à souscrire à une assurance de responsabilité civile

Avant la grande date prévue pour votre événement d’entreprise spécial en extérieur, il faut souscrire à une assurance. Grâce à ce dispositif, vous pouvez avoir l’esprit serein contre d’éventuels facteurs à risque comme un incendie. Parmi les nombreuses offres disponibles chez l’assureur, l’assurance responsabilité civile est plus adaptée à un événement en extérieur.

Organiser le côté restauration et ravitaillement

Pour un événement extérieur parfaitement réussi, il est nécessaire de prévoir de la nourriture et des boissons. En effet, que ce soit pour les participants ou les convives, la restauration sur les lieux est importante. D’ailleurs, vous pouvez proposer la disposition de food truck ou bouffe-mobile. Toutefois, s’il s’agit d’une cérémonie d’entreprise de grande envergure, n’hésitez pas à engager le meilleur traiteur de la ville.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *